Orientações aos gestores de Ata de Registro de Preços:

Ao ser designado gestor(a) de uma Ata de Registro de Preços (ARP) o servidor estará responsável por gerenciar e controlar as atividades que estão relacionadas à ata de registro de preços. Visto isso, o Departamento de Materiais e Serviços Auxiliares elaborou algumas orientações a fim de esclarecer dúvidas que porventura venham a surgir.

Ao receber o processo e analisar seu conteúdo, preencha a planilha “Controle de Saldo” (conforme modelo abaixo) para controlar o saldo dos itens presentes na(s) ata(s) de registro de preços do pregão eletrônico. Obs: Um pregão eletrônico pode gerar diversas atas de registro de preços uma vez que para cada empresa vencedora é gerada uma ata.

Nessa planilha deve constar o número do processo, o número do pregão, a validade da ata de registro de preços, a numeração do item no pregão, a empresa que venceu o item no pregão (número do CNPJ), a descrição do item, a unidade de medida, a unidade de fornecimento (se houver), o quantitativo licitado e os valores unitários dos itens da licitação.

É importante ressaltar que a UNIDADE DE FORNECIMENTO não é a unidade em que os itens foram licitados, a unidade licitada é a UNIDADE DE MEDIDA. Não são todos os itens que possuem UNIDADE DE FORNECIMENTO. Sabemos que ficaria inviável para a empresa vendedora da licitação adquirir por exemplo um pote de 100 gramas de um produto, abrir e fornecer digamos 30 gramas, que seria o quantitativo licitado. O que eles fariam com o restante? Por esse motivo, a UFRRJ licita utilizando a unidade disponível no Comprasnet (UNIDADE DE MEDIDA), mas sempre um quantitativo que seja múltiplo da unidade usualmente fornecida pelo mercado (UNIDADE DE FORNECIMENTO). E no momento do empenhamento, deve-se levar essa informação em consideração. A UNIDADE DE MEDIDA e a UNIDADE DE FORNECIMENTO constam do edital da licitação.

– Transfira as informações da Tabela Distribuição de itens por centro de custo, disponibilizada no documento do processo no sipac, para uma aba da planilha de controle de saldo, com o intuito de controlar as quantidades atendidas e pendentes de atendimento de cada requisitante. Nela, o gestor(a) irá indicar a destinação do saldo de cada item cadastrado na(s) ata(s) de registro de preços, lembre-se que primeiro se deve atender os setores que enviaram as requisições que serviram de base para o quantitativo licitado. Empenhos para outros setores devem ser feitos com cessão de quantitativo autorizado pelos setores que enviaram as requisições.

– Consulte antes da elaboração do relatório de empenho as seguintes condições das empresas que venceram os itens do pregão: situação fiscal (certidão SICAF), débito não quitados com entidades federais (certidão CADIN) e trabalhista (certidão CNDT). Caso você não possua a senha, peça ao Departamento de Contabilidade para consultar essas condições. Se tiver algum impedimento em uma dessas duas situações, não será possível empenhar. Solicite a empresa a regularização, mas não é necessário esperar a regularização da empresa vencedora de determinados itens para empenhamento de itens vencidos por outras empresas, caso vá solicitar itens de empresas diferentes.

– Na certidão SICAF deverá se observar a validade dos cadastros e se consta a informação de impedimento de licitar com órgãos da administração pública federal. Se algum cadastro estiver vencido e se constar a informação do impedimento de licitar com órgãos da administração pública federal, não será possível realizar o empenhamento. Impedimento de licitar já vencidos e de licitar com órgãos federais específicos, órgãos estaduais e municipais não impedem o empenhamento. Na certidão CNDT, somente a situação Positiva impede o empenhamento, a situação Negativa e Positiva com Efeito Negativa permite o empenhamento. Na certidão CADIN somente a situação regular para a esfera federal permite o empenhamento.

• Links: Certidão SICAF (http://www.comprasnet.gov.br/seguro/loginPortalUASG.asp)
• Certidão CADIN (https://cadin.pgfn.gov.br/#/home)
• Certidão CNDT (https://cndtcertidao.tst.jus.br/inicio.faces)

– Se você for gestor(a) de atas de registro de preços de um pregão em que há item com cota para micro e pequena empresa, empenhe primeiro o quantitativo da cota e depois o quantitativo de ampla concorrência, isso se as empresas vencedoras das duas estiverem regular em relação a situação fiscal, débito não quitados com entidades federais e trabalhista. Se a empresa vencedora do item relativo a cota estiver irregular, é permitido o empenhamento do item relativo a ampla concorrência (em caso de serem empresas diferentes).

– Lembre-se que a ata de registro de preços tem validade de 1 ano a contar da homologação do pregão eletrônico. Além disso, é importante informar ao gestor(a) que as solicitações de empenho deverão seguir as quantidades mínimas por item estabelecidas no edital.

Modelos de Planilhas