Audiovisual

DIRETRIZES E PROCEDIMENTOS PARA SOLICITAÇÃO DE SERVIÇO EM AUDIOVISUAL

Devido à crescente demanda pelo serviço em audiovisual dentro da UFRRJ, a Coordenadoria
de Comunicação Social optou por reestruturar o procedimento de solicitação de serviços, bem
como os processos internos que incluem elaboração, desenvolvimento e entrega do material
requisitado. Desta maneira, alguns requisitos e metodologias foram revisados e alterados para
que assim possamos, da melhor forma possível, entregar um produto com ótimo padrão de
qualidade.

Etapa 1 – As solicitações de serviço deverão ser enviadas por e-mail: comunicacao@ufrrj.br .
Elas serão analisadas o mais rápido possível, avaliando-se o grau de urgência e prioridade.

• Grau de urgência: Atividades demandadas que receberão atendimento preferencial devido a eventos específicos e extraordinários, para os quais não foi possível sua previsibilidade e prévio planejamento e que tenham grande impacto na imagem da Instituição.

• a. Eventos que irão ocorrer ou já ocorreram e que terão impacto direto na
• imagem institucional (qualquer setor, campus, instituto…);
• b. Demandas solicitadas diretamente pela Reitoria e Vice-Reitoria e que terão
• impacto direto na imagem institucional;
• c. Eventos já programados pela Administração Central e que implicam
• diretamente no bom andamento da administração e na imagem institucional;
• d. Solicitação de cobertura de eventos de caráter exclusivamente acadêmico
• solicitados pela Administração Central.
• e. Solicitação de cobertura de eventos de caráter exclusivamente educacional
• solicitados por Institutos;
• f. Solicitação de cobertura de eventos de caráter exclusivamente acadêmico
• solicitados por pró-reitorias;
• g. Requisição de demandas por departamentos administrativos e
• coordenadorias, de caráter exclusivamente administrativo.

• Grau de prioridade: Atividades solicitadas e previamente programadas dentro de um prazo estabelecido, respeitando a ordem de solicitação.
  
  
• a. Eventos recorrentes e previamente programados pela Administração Central;
• b. Eventos de interesse da comunidade acadêmica solicitados pela Reitoria ou
• Vice-reitoria;
• c. Eventos de interesse da comunidade acadêmica solicitados pela Administração
• Central;
• d. Eventos de interesse da comunidade acadêmica solicitados por Institutos;
• e. Eventos de interesse da comunidade acadêmica solicitados por departamentos
• administrativos e coordenadorias.

Etapa 2 – Depois de verificada a viabilidade técnica para a execução do serviço, o requisitante
receberá, através de e-mail, uma resposta positiva ou negativa. Caso o serviço seja
autorizado, um formulário de requisição da prestação de serviço audiovisual será enviado para
o e-mail do requisitante, o qual deverá ser preenchido e entregue dentro do prazo
previamente estabelecido.

Etapa 3 – O requisitante receberá, logo após a devolução do formulário de requisição de
serviços preenchido e enviado para comunicacao@ufrrj.br, outro e-mail com a data da visita
da inspeção técnica ao local do evento.
A inspeção terá o objetivo de dirimir dúvidas relativas às condições das instalações e às
especificações dos equipamentos e softwares que serão utilizados, assim como informar,
previamente ao solicitante, problemas que poderão vir a acontecer na execução do serviço,
em virtude das condições do local e(ou) características do evento.

Etapa 4 – A fase de execução do serviço começará logo após a definição dos meios logísticos,
os quais permitirão a equipe chegar ao local, viabilizando, caso seja necessário, meios
adequados para transportar os equipamentos, assim como a quantidade necessária de lugares
para os prestadores de serviço da equipe de audiovisual.
Ao chegar no local, o servidor ou prestador de serviço da CCS deverá estar identificado com
crachá funcional e apresentar-se ao coordenador do evento ou requisitante, informando-lhe o
horário do término do serviço das atividades de audiovisual, a modalidade de registro do
evento, seja gravação em dispositivo de armazenamento local, em nuvem ou transmissão ao
vivo, esclarecendo todas as especificidades técnicas previamente acordadas em formulários
anteriores, que poderão afetar diretamente o registro do evento.

Ocorrências: Qualquer fato desfavorável à execução do serviço deverá ser registrado e
relatado para a coordenadoria, assim como a sua total impossibilidade de execução do serviço,
especificando os motivos que ensejaram a tomada de tal decisão.

Etapa 5 – Concluído o serviço, o servidor comunicará ao requisitante a data provável que o
material estará disponível ou de imediato disponibilizar o link da transmissão do evento, e
informar à Coordenadoria o término da atividade, a qual ficará responsável pela verificação de
satisfação por parte do requisitante ou coordenador do evento.

Prazos:
Pré-atendimento: O funcionário da CCS responderá em até 24 h a solicitação do serviço,
enviando como resposta uma mensagem padronizada (automática) contendo um link ou
arquivo em anexo com o formulário de solicitação de serviço audiovisual.

O requisitante terá até 3 dias para responder o formulário de solicitação de serviço
audiovisual.

Após o recebimento do formulário já preenchido pelo requisitante, a equipe de audiovisual
analisará a demanda e responderá num prazo de até 3 dias.

Aprovada a demanda do serviço, a equipe da CCS enviará um e-mail ao solicitante informando
a data que irá ser realizada a visita técnica ao local do evento. (Os equipamentos nesta etapa
já estarão reservados para o evento)

Logo após a análise do relatório da visita técnica, o requisitante irá receber um novo e-mail
confirmando a realização do serviço para a data e o local já previamente definidos. Entretanto,
se forem identificadas, no relatório, falhas estruturais e técnicas no local do evento e que essas
possam vir a prejudicar a realização do serviço, será dado o prazo de até 5 dias úteis para que
os impeditivos sejam resolvidos pelo solicitante, sob o risco de não aceitação da demanda pela
equipe da CCS.

Postado em 07/02/2024 - 14:15