Inventário – pequeno manual

1- Inventário:

É o controle patrimonial feito através do registro adequado de todos os bens móveis, adquiridos por recursos orçamentários e não orçamentários, que estão à disposição da Instituição, para a realização de suas atividades.

Para a eficácia do controle patrimonial é fundamental a atualização constante das operações patrimoniais, que consistem no registro de entrada, nas movimentações e saída de bens do acervo da UFRRJ. O inventário físico consiste na contagem dos itens que compõem esse acervo.

Visando preservar a qualidade das informações, todo bem permanente deverá ser identificado individualmente, ou seja, estar vinculado a um local específico e sob responsabilidade do detentor da Carga Patrimonial do mesmo.

 

1.1- Os tipos de Inventário

a) anual – destinado a comprovar a quantidade e o valor dos bens patrimoniais do acervo de cada unidade gestora, existente em 31 de dezembro de cada exercício – constituído do inventário anterior e das variações patrimoniais ocorridas durante o exercício;

b) inicial – realizado quando da criação de uma unidade gestora, para identificação e registro dos bens sob sua responsabilidade;

c) de transferência de responsabilidade- realizado quando da mudança do dirigente de uma unidade gestora;

d) de extinção ou transformação – realizado quando da extinção ou transformação da unidade gestora;

e) eventual – realizado em qualquer época, por iniciativa do dirigente da unidade gestora ou por iniciativa do órgão fiscalizador.

 

1.2- Elaboração do Inventário

Passos a seguir:

a) verificar a localização física de todos os bens patrimoniais da unidade;

b) avaliar o estado de conservação dos bens considerados inservíveis, conforme disposto no art 3° do Decreto 9373/2018;

c) relacionar os materiais permanentes não tombados (sem RM);

d) relacionar os bens patrimoniados que, eventualmente, não foram localizados;

e) formar processo anexando o formulário, no link abaixo, contendo as informações encontradas e encaminhar à Divisão de Patrimônio.

http://institucional.ufrrj.br/patrimonio/files/2019/07/Formulário-INVENTÁRIO-1.xlsx

Obs.: O resultado da análise do relatório dos dados apurados de Inventário Patrimonial recebidos pela DPSA, determinará quais providências deverão ser tomadas para solucionar os problemas apontados.

 

1.3- A diferença entre Material permanente e Material de consumo (Lei 4320/1964 e Portaria STN n°448 /2002)

De acordo com o Manual de Despesa Nacional, assim entende-se material de consumo e material permanente:

a) Material de Consumo – Aquele que, em razão de seu uso corrente, perde normalmente sua identidade física e/ou tem sua utilização limitada a dois anos;

b) Material Permanente – Aquele que, em razão de seu uso corrente, não perde a sua identidade física e/ou tem uma durabilidade superior a dois anos.

Além disso, na classificação da despesa com aquisição de material devem ser adotados alguns parâmetros que, tomados em conjunto, distinguem o material permanente do material de consumo, conforme disposto no Manual de Despesa Nacional.

 

1.4- Bens não encontrados

Os Bens não encontrados relacionados no inventário, serão apurados conforme disposto na Instrução Normativa nº 205/88 (item 10.5) a qual dispõe sobre o uso e a guarda dos materiais permanentes.

 

1.4.1- Da Responsabilidade e Indenização

Todo e qualquer servidor investido em função (ou não) é responsável pelos bens colocados à sua disposição para desempenho de suas funções. Tal responsabilidade já é prevista na Constituição Federal: Art. 70: Parágrafo único– Prestará contas qualquer pessoa física ou entidade pública que utilize, arrecade, guarde, gerencie ou administre dinheiros, bens e valores públicos ou pelos quais a União responda, ou que, em nome desta, assuma obrigações de natureza pecuniária.

Em relação à responsabilidade e indenização, transcreve-se o constante na I.N 205/88:

É obrigação de todos a quem tenha sido confiado material para guarda ou uso, zelar pela sua boa conservação e diligenciar no sentido da recuperação daquele que se avariar. […] 10. Todo servidor público poderá ser chamado à responsabilidade pelo desaparecimento do material que lhe for confiado, para guarda ou uso, bem como pelo dano que, dolosa ou culposamente, causar a qualquer material, esteja ou não sob sua guarda. 10.1. É dever do servidor comunicar, imediatamente, a quem de direito, qualquer irregularidade ocorrida com o material entregue aos seus cuidados.

Destaca-se o contido no Decreto-Lei Nº 200, de 25 de fevereiro de 1967: Art. 87Os bens móveis, materiais e equipamentos em uso ficarão sob a responsabilidade dos chefes de serviço, procedendo-se periodicamente a verificações pelos competentes órgãos de controle.

 

1.4.2- Conservação e Recuperação de Bens permanentes

Ainda sobre a I.N Nº 205/88, é obrigação de todos a quem tenha sido confiado material para guarda ou uso, zelar pela sua boa conservação e diligenciar no sentido da recuperação daquele que se avariar.

A recuperação somente será considerada viável se a despesa envolvida com o bem móvel orçar no máximo a 50% (cinquenta por cento) do seu valor estimado no mercado; se considerado antieconômico ou irrecuperável, o material será alienado, em conformidade com o disposto na legislação vigente.

 

1.5- Passagem de Responsabilidade de Bens

A Passagem de Responsabilidade constitui-se na mudança da responsabilidade pela guarda e conservação de um bem permanente e ocorre nas seguintes situações:

a) quando há alteração do responsável pelo local onde se encontra o bem;

b) por desligamento, aposentadoria ou a pedido do servidor detentor de carga patrimonial.

A Passagem de Responsabilidade é um documento usado para transferir a responsabilidade de todos os bens que se encontram na Carga Patrimonial de um servidor com cargo de chefia, para outro servidor que vai assumir o cargo.

Obs.: Esse controle deve ser bem administrado para que não seja atribuída a responsabilidade de um bem erroneamente.