A Pró-Reitoria de Assuntos Financeiros (PROAF) e o Departamento de Materiais e Serviços Auxiliares (DMSA), considerando que a UFRRJ tem a missão de gerar, socializar e aplicar o conhecimento nos diversos campos do saber, através do ensino, da pesquisa e da extensão, de modo a contribuir para o desenvolvimento do País, destacam que o DMSA possui a responsabilidade de contribuir para que essa missão seja cumprida de forma plena, desempenhando o papel de prover bens e serviços nas especificações corretas, no lugar certo, no momento desejado, nas condições acordadas, ao menor custo possível.
Para tanto, faz-se necessário identificar e sistematizar as diferentes demandas das diversas unidades acadêmicas e técnico-administrativas dos quatro campi para, então, formular estratégias e planos que viabilizem todas as ações institucionais no cumprimento de seu papel na sociedade. Surge, desse modo, a necessidade de se desenvolver previamente uma metodologia que oriente de forma efetiva essas estratégias e planos, permitindo que as diferentes experiências sejam organizadas para melhor atender às necessidades da UFRRJ.
Considerando que o planejamento é um princípio fundamental da administração pública e que deve nortear todas as suas atividades, anunciamos que, no período de 09/10/2023 a 22/10/2023 iniciaremos a primeira etapa do planejamento de compras e contratações para o ano de 2025.
Como já amplamente divulgado, é necessário, por exigência do Decreto nº 10.947, de 25 de janeiro de 2022 (Regulamenta o inciso VII do caput do art. 12 da Lei nº 14.133, de 1º de abril de 2021, para dispor sobre o plano de contratações anual e instituir o Sistema de Planejamento e Gerenciamento de Contratações no âmbito da administração pública federal direta, autárquica e fundacional), que planejemos e em momento oportuno venhamos a lançar no Sistema de Planejamento e Gerenciamento de Contratações (PGC) o nosso plano anual de contratações relativo ao exercício 2025.
O planejamento de contratações de 2025 está dividido em duas etapas.
Na primeira etapa, os requerentes avaliarão se existem materiais / serviços da sua necessidade que não constam nos catálogos dos grupos de despesa. Em seguida, os mesmos terão 02 (duas) semanas, iniciando no dia 09/10/2023 e encerrando 22/10/2023, para solicitarem o cadastramento do material / serviço que não está previsto no catálogo do SIPAC. A fim de orientar os procedimentos a serem adotados para a solicitação de cadastro de material no catálogo do SIPAC, disponibilizamos o “Manual de Solicitação de cadastro de material no catálogo” e a Codep, em parceria com o DMSA, organizou o Webinar “Planejamento de Contratações – Como cadastrar novos itens”, cujos links de acesso encontram-se no final deste documento.
Destacamos que os catálogos já estão disponibilizados no SIPAC e no site do DMSA para verificação, contudo, a solicitação de cadastramento somente poderá ser realizada a partir de 09/10/2023.
Após o tratamento das solicitações de cadastro de material no catálogo do SIPAC, no dia 06/11/2023 será iniciada a segunda etapa, que consiste na requisição do material no SIPAC, como já realizado no planejamento 2024. O manual sobre o cadastramento de requisição pode ser encontrado no link no final deste documento.
O cronograma dos grupos para envio das requisições será divulgado logo após o encerramento do prazo da primeira etapa, ou seja, logo após o DMSA receber todas as solicitações de cadastramento de material / serviços no catálogo.
Por fim, cabe lembrar, que os gestores das unidades administrativas possuem o perfil de Autorizador de sua unidade, ou seja, caberá aos mesmos a responsabilidade de designar os servidores que ficarão responsáveis pelas requisições no sistema SIPAC. Sendo assim, apenas esses terão acesso ao sistema para cadastro de suas requisições.
Destacamos que os servidores indicados como Requisitantes no ano anterior permanecem com perfil ativo, deste modo, caso haja necessidade de alteração dos requisitantes, solicitamos o encaminhamento de memorando eletrônico à PROAF, com cópia ao DMSA, até 23/10/2022, conforme modelo abaixo.
Informamos abaixo os links de acesso aos manuais e maiores informações da metodologia utilizada para o planejamento 2025. No entanto, alguns manuais estão em processo de atualização, sendo assim, iremos divulgar posteriormente.
Página do DMSA
https://institucional.ufrrj.br/dmsa/
Manual de Solicitação de cadastro de material no catálogo: https://institucional.ufrrj.br/dmsa/files/2022/10/Manual-cadastro-de-material-no-catalogo-do-Sipac-2024.pdf
Webinar “Planejamento de Contratações – Como cadastrar novos itens?”
https://www.youtube.com/watch?v=tszzaog1e_8
Página do Planejamento 2025:
https://institucional.ufrrj.br/dmsa/como-comprar/
Manual com instruções para requisição de materiais/serviços no Sipac:
https://institucional.ufrrj.br/dmsa/files/2021/01/Manual_Requisicao-Material-Sipac.pdf
Vídeo requisição SIPAC:
https://www.youtube.com/watch?v=YVqzkAPBzvo
Vídeo consulta número da requisição:
https://www.youtube.com/watch?v=g-1sGZhuIYg
Modelo de Memorando para de Solicitação de Permissão do Módulo Compras para os Requisitantes:
https://institucional.ufrrj.br/dmsa/formularios/
Cabe informar que o novo site do DMSA está em construção e por esse motivo, após a finalização do mesmo, os senhores, ao acessar o site atual, serão redirecionados para a nova página do DMSA.
O DMSA está à disposição para prestar os esclarecimentos que sejam necessários através dos e-mails da Coordenação de Administração do DMSA – CADMIN (cadmin@ufrrj.br) e da Coordenação de Planejamento e Acompanhamento de Compras e Serviços (cpacs_dmsa@ufrrj.br), além do canal #contratacoes-dmsa no converse.
Contando com a colaboração e atendimento de todos, desde já, agradecemos.
Atenciosamente,
