A Seção de Arquivo e Protocolo Geral – SAPG fora constituída no ano de 1967, porém só passou a constar no regimento interno da Universidade Federal Rural do Rio de Janeiro, no dia 23 de março de 1972, por meio da deliberação n 4º. A SAPG é responsável pela triagem, guarda e distribuição dos documentos administrativos e estudantis da universidade. Atualmente, encontra-se vinculada à Pró-Reitoria de Planejamento, Avaliação e Desenvolvimento Institucional – PROPLADI. O Arquivo Geral ocupa aproximadamente 587 m ², com cerca de 3500 metros lineares de documentos armazenados.
A história da trajetória da constituição do Arquivo Geral está intimamente ligada aos caminhos percorridos pela institucionalização da Rural. Inicialmente denominada UR (Universidade Rural) foi posteriormente chamada de Escola Superior de Agricultura e Medicina Veterinária (ESAMV) em 1910. Após diversas fusões e ampliações, apenas no ano de 1967 a universidade recebeu sua atual denominação: Universidade Federal Rural do Rio de Janeiro.
Do ponto de vista documental, ainda em 1910 com a criação das Escolas superiores de Agronomia e Medicina Veterinária, ocorreu um crescimento considerável na produção de registros ocasionando a acumulação de uma imensa massa documental sem o devido tratamento necessário.
Daí os esforços dos arquivistas e dos demais integrantes da equipe da seção foram concentrados, ao longo do tempo, em analisar, catalogar e atribuir o destino correto aos documentos ali presentes. Muitos são os problemas enfrentados no cotidiano das atividades e buscando driblar tais empecilhos, algumas ações foram e estão sendo tomadas, se constituindo como capítulos importantes na história recente da seção. Dentre elas, pode-se citar: a oferta de treinamentos direcionados para o tratamento de documentos na universidade, a realização de visitas técnicas conforme demanda das unidades administrativas e diálogo constante junto às instâncias superiores sobre as necessidades da SAPG.
No ano de 2015, por meio da portaria nº 16 de 19 de novembro, foi instituída a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos – CPAD da UFRRJ presidida por um servidor da SAPG e composta por integrantes desta e de outras unidades.
Em 2019 houve a criação de uma sala própria para os arquivistas desempenharem suas atividades, que antes eram realizadas no local destinado ao protocolo geral. Além de abrigar demandas específicas pertinentes às atividades arquivísticas rotineiras, a sala propiciou uma maior organização aos processos que precisam ser classificados e avaliados antes de serem arquivados. Simultaneamente foi alcançada também uma pequena ampliação do espaço para a custódia dos documentos, reivindicação constante nas pautas de reuniões com a chefia e Pró-reitoria.
Além disso, após um processo extenso de discussão e análise, foram elaboradas e aprovadas as primeiras listagens de eliminação pela CPAD, totalizando 57,68 metros lineares de documentação passível de eliminação. Sendo celebrado o primeiro edital de eliminação de documentos após aval do Arquivo Nacional, fato inédito na história da UFRRJ.
A chegada de estagiários na seção, no mesmo ano, configura-se como outro elemento importante para o desenvolvimento das atividades da SAPG. Com esse reforço foi possível a construção do site, permitindo maior difusão das informações pertinentes não só ao funcionamento, como também aos serviços disponíveis para atendimento tanto ao público externo e interno da universidade.
Ciente das responsabilidades da SAPG para a gestão de documentos independentemente de seu suporte, cabe ressaltar o trabalho conjunto desenvolvido com a Coordenação de Tecnologia e Informação – COTIC, principalmente no ano de 2020 que demandou mudanças organizacionais e processuais significativas. Seja na publicação de orientações internas pertinentes à documentação quanto no apontamento de melhorias no sistema SIG, a parceria firmada tem se mostrado extremamente produtiva. O suporte tecnológico no decorrer da elaboração da página eletrônica da SAPG e as conversas embrionárias acerca da construção de um repositório arquivístico digital são igualmente resultados desta cooperação.
Um arquivo não nasce pronto, mas está em constante construção. Sua formação trata-se de um processo complexo e orgânico que na UFRRJ, assim como em todas as instituições, carece da colaboração e conscientização de toda comunidade técnico-administrativa.
O trabalho desenvolvido pela SAPG tem sido fundamental para construção de uma nova cultura documental na Universidade. Padronização de procedimentos de protocolo, bem como a realização de visitas técnicas têm sido efetuadas com o intuito de orientar como os setores devem e podem tratar sua documentação, além de possibilitar uma parceria objetivando a implementação de boas práticas arquivísticas.
Sensibilização e conscientização têm sido as bases e os meios para que alcancemos efetivação e maturidade da gestão de documentos até a destinação final, além da adoção de novas ferramentas e instrumentos de trabalho que farão toda a diferença nas rotinas laborais.
