R: Usuário interno (com acesso ao SIPAC) – a solicitação de abertura de um processo na UFRRJ é realizada por meio de formulário eletrônico de abertura disponível no SIPAC.
Usuário externo (sem acesso ao SIPAC) – a solicitação de abertura de um processo na UFRRJ deve ocorrer por meio de preenchimento do Formulário de Solicitação para Pessoal Externo.
R: A lista dos formulários de abertura de processos cadastrados até o momento pode ser acessada por meio do link https://institucional.ufrrj.br/protocolo/controle-de-formularios-de-abertura/. Alguns formulários possuem a indicação de mais de um código possível sugerido, cabendo ao usuário optar por um deles no momento do cadastro conforme o teor principal do formulário.
Em caso de dúvidas, favor entrar em contato com a SAPG por meio dos canais de atendimento.
R: Para usuários internos:
Para saber se sua solicitação de abertura de processo foi atendida a consulta pode ser feita através do SIPAC, módulo protocolo > aba Consultas/Relatório > link Processo Detalhado, como na Imagem abaixo:
Após clicar no item processo detalhado basta inserir o número de protocolo de seu documento na tela a seguir:
Após a consulta, caso o processo já tenha sido autuado, ele irá aparecer ao final da tela. Caso não, surgirá uma mensagem de processo não encontrado.
Para usuários externos (sem acesso ao SIPAC):
A consulta do processo pode ser feita de duas formas: primeiramente através do site da SAPG, na coluna Informações Úteis.
E também através do site da Universidade: https://portal.ufrrj.br, item Transparência ao final da página.
R: Após a realização da consulta do processo aparecem informações sobre a última movimentação e sua localização atual.
Para usuários externos (sem acesso ao SIPAC) as vistas podem ser acessadas através dos seguintes links:
Processos autuados posteriormente a 10/2016.
Processos autuados anteriormente a 10/2016.
R: A solicitação de vistas do processo somente poderá ser feita pelo interessado do processo ou por terceiro devidamente autorizado.
A informação a respeito da localização e disponibilização do processo ocorrerá por meio das informações de contato fornecidas pelo solicitante.
A consulta ao processo ocorrerá apenas de forma presencial nas dependências da unidade responsável.
Usuário interno (com acesso ao SIPAC) – a solicitação deve ser feita por meio do Formulário de solicitação de vistas de processos disponibilizado na coluna Serviços da página da Seção de Arquivo e Protocolo Geral. Caso seja um terceiro o responsável pela consulta ao processo no protocolo, este deverá apresentar o documento original, o mesmo anexado ao formulário, para fins de conferência.
Usuário externo (sem acesso ao SIPAC) – a solicitação deve ser feita por meio do Formulário de solicitação de vistas de processos disponibilizado na coluna Serviços da página da Seção de Arquivo e Protocolo Geral. Caso seja um terceiro o responsável pela consulta ao processo no protocolo, este deverá apresentar o documento original, o mesmo anexado ao formulário, para fins de conferência.
R: A solicitação de desarquivamento de processo, digital ou híbrido, é feita por meio de envio de memorando eletrônico para a Seção de Arquivo e Protocolo Geral, contendo o número do processo a ser desarquivado e unidade administrativa para onde deverá ser encaminhado. O prazo para o desarquivamento de um processo é de até 20 dias.
R: O processo será arquivado mediante termo de arquivamento disponível no SIPAC (para os casos previstos no memorando circular 80/2020 – PROPLADI) ou despacho motivado pela autoridade competente (para os demais casos), anexado como última folha do processo.
Os despachos de arquivamento dos processos originalmente autuados nos padrões do Sistema de Protocolo da UFRRJ (sistema antigo) e posteriormente cadastrados no SIPAC, obrigatoriamente, deverão ser produzidos no SIPAC.
Ademais, para o arquivamento de processos híbridos, é necessário se atentar aos critérios presentes no Memorando Circular nº 158/2019:
Correta numeração das páginas;
Carimbo “em branco” quando a página nada contiver;
Despacho de arquivamento devidamente assinado pelo Órgão/Setor solicitante do arquivamento;
Sem rasuras.
Caso constatado erro de numeração e ausência de qualquer um desses itens, sendo esses erros responsabilidade de outros agentes/setores que não o solicitante do arquivamento, fica a cargo do setor solicitante do arquivamento, produzir ao final do processo, relatório que reporte cada erro sinalizado no processo.
É vedado o uso de canetas, lápis ou qualquer outro elemento na produção do “em branco” obrigatório nas folhas em que nada contém, somente é permitido o carimbo.
Se constatada a responsabilidade do setor solicitante do arquivamento, em qualquer erro que se encontre no processo – ordem inadequada da numeração, ausência de carimbo em branco, rasura, falta de despacho – o processo será passível de devolução para acerte.
R: A juntada de processos deve ser solicitada por despacho de autoridade competente, conforme MEMORANDO CIRCULAR Nº 120/2019 – PROPLADI, de 03 de junho de 2019. Vale ressaltar que a autoridade competente deve sinalizar, no despacho, qual tipo de juntada deverá ser realizada pela unidade protocolizadora, como também encaminhar os processos físicos e via SIPAC para a realização do procedimento.
R: Após ultrapassadas 200 páginas permitidas por volume, a autoridade competente do órgão ou unidade administrativa onde estiver tramitando o processo deverá solicitar a unidade protocolizadora, por meio de despacho, a abertura de um novo volume.
R: Cabe aos servidores da unidade onde o processo foi perdido ou extraviado informar a perda à autoridade competente imediata.
É de responsabilidade da autoridade competente imediata a apuração dos fatos, por meio de sindicância ou processo administrativo, sempre que julgar necessário, assim como a designação formal de um servidor ou comissão para proceder com a reconstituição.
Ao servidor/ comissão designada, cabe:
Para maiores esclarecimentos, consultar o fluxograma Reconstituição de processos na coluna Informações Úteis.
R: A visita técnica deve ser solicitada por meio do formulário disponível na coluna Serviços da página da Seção de Arquivo e Protocolo Geral.
