Assuntos categorizados por módulos do SIPAC:
Portal Administrativo – Mesa Virtual
1- Como posso alternar a visualização de processos digitais e físicos?
R- Dentro da Mesa Virtual, habilite ou desabilite o filtro “eletrônicos”.
2- Não consigo utilizar a opção “Cadastrar Fluxo de Processos”, por quê?
R- Essa opção está desabilitada atualmente e será habilitada futuramente.
3- Não consigo alterar/cancelar um encaminhamento de um documento, por quê?
R- Apenas será possível alterar ou cancelar o encaminhamento de Documentos com última movimentação de envio pertencente
à sua unidade (ou unidades/centros de custo vinculados) e que ainda não foram recebidos pelo destino.
4- Não consigo alterar/cancelar um encaminhamento de um processo, por quê?
R- Apenas será possível alterar ou cancelar o encaminhamento de Processos enviados e ainda não foram recebidos pela unidade de destino.
5- Como realizar a retirada de um documento anexado a um processo?
R- O procedimento a ser utilizado é o desentranhamento e pode ser realizado através do caminho:
Processos >>> Retirada de Peças >>> Desentranhamento
Obs: Esse procedimento somente pode ser realizado por usuários com designação de chefia.
6- Como funciona o cadastro de documentos na Mesa Virtual?
R- Para cadastrar um documento dentro da Mesa Virtual siga o caminho:
Documentos >>> Cadastrar Documentos
Essa opção permite o registro de documento avulso na instituição, isto é, informação que não demanda reunião e ordenação em processo.
7- Como gerenciar as permissões de acesso aos processos e documentos restritos em uma determinada unidade?
R- O acesso aos processos e documentos restritos de uma unidade pode ser gerenciado através do seguinte caminho:
Processos >>> Gerenciar Acesso Restrito na Unidade
Obs: Esse procedimento somente pode ser realizado por usuários com designação de chefia.
8- Não estou conseguindo adicionar anexos aos meus documentos pela Mesa Virtual.
R- Para documentos digitais, o sistema só permite o anexo de arquivos cujo formato seja adotado pelo ePING – Padrões de Interoperabilidade de Governo Eletrônico.
9- Como consigo criar um Modelo de documento para ser utilizado posteriormente pela minha unidade?
R- Para cadastrar um Modelo de Documento dentro da Mesa Virtual siga o caminho:
Documentos >>> Modelo de Documento >>> Cadastrar Novo Modelo
Esse modelo criado estará disponível através da opção “Cadastrar Modelo Unidade” durante o processo de criação de um novo documento.
10- O que significa o campo “Tipo de Documento” durante o processo de criação de um novo documento?
R- Os “Tipos de Documentos” são categorizações documentais criadas previamente e incluídas no sistema.
Para maiores informações, orientamos que entre em contato com o Setor de Protocolo da Universidade.
11- O que significa o campo “Assunto do Documento” durante o processo de criação de um novo documento?
R- Os documentos avulsos da instituição devem ser classificados quanto ao seu assunto abordado, indicado pelo campo Assunto do Documento.
Os assuntos têm como base as tabelas da classificação CONARQ (Conselho Nacional de Arquivos).
Para maiores informações, orientamos que entre em contato com o Setor de Protocolo da Universidade.
12- Como funciona a opção “Ciência de Processos”?
R- A opção ciência de processos permite cadastrar qualquer usuário existente na plataforma SIG para que declare ter conhecimento de determinado processo.
Dentro das opções também é possível permitir que o usuário em questão tenha acesso aos documentos restritos do processo e/ou adicione novos documentos ao processo.
Obs: As opções de habilitar o acesso a documentos restritos ou adicionar novos documentos ao processo somente podem ser habilitadas por usuários com os perfis de Chefe, Vice-Chefe ou Secretário.
13- Como funciona a opção “Grupo de Assinantes”?
R- Para cadastrar um Grupo de Assinantes dentro da Mesa Virtual siga o caminho:
Documentos >>> Cadastrar/Alterar Grupo de Assinantes >>> Cadastrar Novo Grupo de Assinantes
A opção “Grupo de Assinantes” permite selecionar um determinado número de pessoas e adicioná-las a
um grupo específico de assinantes de documentos, permitindo que posteriormente esse grupo seja
selecionando ou invés de incluir os assinantes um por um.
14- Como funciona a opção “Grupo de Trabalho”?
R- A opção “Grupo de Trabalho” permite a cooperação entre membros da mesma unidade ou de diferentes unidades no que tange a
manipulação de processos dentro do SIPAC.
A opção “Grupo de Trabalho” irá aparecer na caixa de seleção localizado no canto superior esquerdo dentro da Mesa Virtual.
Obs: No que tange a criação de Grupos de Trabalho, somente usuários com designação de chefia poderão criá-los.
