{"id":492,"date":"2020-08-11T14:06:59","date_gmt":"2020-08-11T17:06:59","guid":{"rendered":"http:\/\/institucional.ufrrj.br\/protocolo\/?page_id=492"},"modified":"2026-08-18T11:43:59","modified_gmt":"2026-08-18T14:43:59","slug":"faq","status":"publish","type":"page","link":"https:\/\/institucional.ufrrj.br\/protocolo\/faq\/","title":{"rendered":"FAQ"},"content":{"rendered":"
1 – Como solicitar a abertura de um processo ?<\/a><\/div>
R:<\/strong>\u00a0<\/span>Usu\u00e1rio interno (com acesso ao SIPAC)<\/b> – a solicita\u00e7\u00e3o de abertura de um processo na UFRRJ \u00e9 realizada por meio de formul\u00e1rio eletr\u00f4nico de abertura dispon\u00edvel no SIPAC.\u00a0<\/span>\r\n\r\n\u00a0<\/strong>\r\n\r\nUsu\u00e1rio externo (sem acesso ao SIPAC)<\/b> \u2013 a solicita\u00e7\u00e3o de abertura de um processo na UFRRJ deve ocorrer por meio de preenchimento do <\/span>Formul\u00e1rio de Solicita\u00e7\u00e3o para Pessoal Externo.<\/span><\/i>\u00a0<\/span><\/a><\/span><\/div><\/div>
2 – Quais s\u00e3o os formul\u00e1rios cadastrados para abertura de processos?<\/a><\/div>

R: <\/strong>A lista dos formul\u00e1rios de abertura de processos cadastrados at\u00e9 o momento pode ser acessada por meio do link https:\/\/institucional.ufrrj.br\/protocolo\/controle-de-formularios-de-abertura\/<\/a>. Alguns formul\u00e1rios possuem a indica\u00e7\u00e3o de mais de um c\u00f3digo poss\u00edvel sugerido, cabendo ao usu\u00e1rio optar por um deles no momento do cadastro conforme o teor principal do formul\u00e1rio.<\/p>\n

Em caso de d\u00favidas, favor entrar em contato com a SAPG por meio dos canais de atendimento.<\/p>\n

<\/p>\n

<\/p>\n

<\/p>\n

<\/p>\n<\/div><\/div>

3 – Como saber se um determinado processo foi autuado?<\/a><\/div>

R: Para usu\u00e1rios internos:<\/strong><\/p>\n

Para saber se sua solicita\u00e7\u00e3o de abertura de processo foi atendida a consulta pode ser feita atrav\u00e9s do SIPAC, m\u00f3dulo protocolo > aba Consultas\/Relat\u00f3rio > link Processo Detalhado, como na Imagem abaixo:<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n

 <\/p>\n

\"\"<\/a><\/p>\n

Ap\u00f3s clicar no item processo detalhado basta inserir o n\u00famero de protocolo de seu documento na tela a seguir:<\/span><\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n

\"\"<\/a><\/p>\n

Ap\u00f3s a consulta, caso o processo j\u00e1 tenha sido autuado, ele ir\u00e1 aparecer ao final da tela. Caso n\u00e3o, surgir\u00e1 uma mensagem de processo n\u00e3o encontrado.<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n

 <\/p>\n

Para usu\u00e1rios externos (sem acesso ao SIPAC):<\/span><\/b><\/p>\n

A consulta do processo pode ser feita\u00a0 de duas formas: primeiramente atrav\u00e9s do site da SAPG, na coluna Informa\u00e7\u00f5es \u00dateis<\/em>.<\/span><\/p>\n

 <\/p>\n

\"\"<\/a><\/p>\n

 <\/p>\n

E tamb\u00e9m atrav\u00e9s do site da Universidade: <\/span>https:\/\/portal.ufrrj.br<\/span><\/a>, item Transpar\u00eancia<\/em>\u00a0ao final da p\u00e1gina.<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n

\"\"<\/a><\/p>\n

 <\/p>\n

 <\/p>\n

 <\/p>\n<\/div><\/div>

4 – Como saber a localiza\u00e7\u00e3o de um determinado processo?<\/a><\/div>

R:<\/strong> Ap\u00f3s a realiza\u00e7\u00e3o da consulta do processo aparecem informa\u00e7\u00f5es sobre a \u00faltima movimenta\u00e7\u00e3o e sua localiza\u00e7\u00e3o atual.<\/span>\u00a0<\/span><\/p>\n

 <\/p>\n

\"\"<\/a><\/p>\n

 <\/p>\n

 <\/p>\n

Para usu\u00e1rios externos (sem acesso ao SIPAC) as vistas podem ser acessadas atrav\u00e9s dos seguintes links:<\/p>\n

Processos autuados posteriormente a 10\/2016.<\/a><\/span><\/p>\n

Processos autuados anteriormente a 10\/2016.<\/a><\/span><\/p>\n

 <\/p>\n<\/div><\/div>

5 – Como solicitar vistas a um processo?<\/a><\/div>

 <\/p>\n

R: A solicita\u00e7\u00e3o de vistas do processo somente poder\u00e1 ser feita pelo interessado do processo ou por terceiro devidamente autorizado.\u00a0<\/span><\/p>\n

 <\/p>\n

A informa\u00e7\u00e3o a respeito da localiza\u00e7\u00e3o e disponibiliza\u00e7\u00e3o do processo ocorrer\u00e1 por meio das informa\u00e7\u00f5es de contato fornecidas pelo solicitante.\u00a0\u00a0<\/span><\/p>\n

 <\/p>\n

A consulta ao processo ocorrer\u00e1 apenas de forma presencial nas depend\u00eancias da unidade respons\u00e1vel.<\/span><\/p>\n

 <\/p>\n

Usu\u00e1rio interno (com acesso ao SIPAC)<\/b> \u2013 a solicita\u00e7\u00e3o deve ser feita por meio do Formul\u00e1rio de solicita\u00e7\u00e3o de vistas de processos<\/i><\/a><\/span>\u00a0disponibilizado na coluna Servi\u00e7os<\/i> da p\u00e1gina da Se\u00e7\u00e3o de Arquivo e Protocolo Geral. Caso seja um terceiro o respons\u00e1vel pela consulta ao processo no protocolo, este dever\u00e1 apresentar o documento original, o mesmo anexado ao formul\u00e1rio, para fins de confer\u00eancia.<\/span><\/p>\n

 <\/p>\n

Usu\u00e1rio externo (sem acesso ao SIPAC)<\/b> \u2013 a solicita\u00e7\u00e3o deve ser feita por meio do <\/span>Formul\u00e1rio de solicita\u00e7\u00e3o de vistas de processos<\/span><\/i><\/a><\/span>\u00a0disponibilizado na coluna <\/span>Servi\u00e7os<\/span><\/i> da p\u00e1gina da Se\u00e7\u00e3o de Arquivo e Protocolo Geral. Caso seja um terceiro o respons\u00e1vel pela consulta ao processo no protocolo, este dever\u00e1 apresentar o documento original, o mesmo anexado ao formul\u00e1rio, para fins de confer\u00eancia.\u00a0<\/span><\/p>\n<\/div><\/div>

6 – Como solicitar o desarquivamento de um processo (usu\u00e1rio interno)?<\/a><\/div>

R: A solicita\u00e7\u00e3o de desarquivamento de processo, digital ou h\u00edbrido, \u00e9 feita por meio de envio de memorando eletr\u00f4nico para a Se\u00e7\u00e3o de Arquivo e Protocolo Geral, contendo o n\u00famero do processo a ser desarquivado e unidade administrativa para onde dever\u00e1 ser encaminhado. O prazo para o desarquivamento de um processo \u00e9 de at\u00e9 20 dias.<\/span><\/p>\n<\/div><\/div>

7 – Ao que devo me atentar ao enviar um processo para arquivamento?<\/a><\/div>

R: O processo ser\u00e1 arquivado mediante termo de arquivamento dispon\u00edvel no SIPAC (para os casos previstos no memorando circular 80\/2020 – PROPLADI) ou despacho motivado pela autoridade competente (para os demais casos), anexado como \u00faltima folha do processo.<\/span><\/p>\n

 <\/p>\n

Os despachos de arquivamento dos processos originalmente autuados nos padr\u00f5es do Sistema de Protocolo da UFRRJ (sistema antigo) e posteriormente cadastrados no SIPAC, obrigatoriamente, dever\u00e3o ser produzidos no SIPAC.<\/span><\/p>\n

 <\/p>\n

Ademais, para o arquivamento de processos h\u00edbridos, \u00e9 necess\u00e1rio se atentar aos crit\u00e9rios presentes no Memorando Circular n\u00ba 158\/2019:<\/span><\/p>\n

 <\/p>\n

Correta numera\u00e7\u00e3o das p\u00e1ginas;\u00a0\u00a0<\/b><\/p>\n

 <\/p>\n

Carimbo \u201cem branco\u201d quando a p\u00e1gina nada contiver;\u00a0\u00a0<\/b><\/p>\n

 <\/p>\n

Despacho de arquivamento devidamente assinado pelo \u00d3rg\u00e3o\/Setor solicitante do arquivamento;\u00a0<\/b><\/p>\n

 <\/p>\n

Sem rasuras.<\/b><\/p>\n

 <\/p>\n

Caso constatado erro de numera\u00e7\u00e3o e aus\u00eancia de qualquer um desses itens, sendo esses erros responsabilidade de outros agentes\/setores que n\u00e3o o solicitante do arquivamento, fica a cargo do setor solicitante do arquivamento, produzir ao final do processo, relat\u00f3rio que reporte cada erro sinalizado no processo.\u00a0<\/span><\/p>\n

 <\/p>\n

\u00c9 vedado o uso de canetas, l\u00e1pis ou qualquer outro elemento na produ\u00e7\u00e3o do \u201cem branco\u201d obrigat\u00f3rio nas folhas em que nada cont\u00e9m, somente \u00e9 permitido o carimbo.\u00a0<\/span><\/p>\n

 <\/p>\n

Se constatada a responsabilidade do setor solicitante do arquivamento, em qualquer erro que se encontre no processo \u2013 ordem inadequada da numera\u00e7\u00e3o, aus\u00eancia de carimbo em branco, rasura, falta de despacho \u2013 o processo ser\u00e1 pass\u00edvel de devolu\u00e7\u00e3o para acerte.<\/span><\/p>\n<\/div><\/div>

8 – Como solicitar uma juntada de processo?<\/a><\/div>

R: <\/strong>A juntada de processos deve ser solicitada por despacho de autoridade competente, conforme MEMORANDO CIRCULAR N\u00ba 120\/2019 \u2013 PROPLADI, de 03 de junho de 2019. Vale ressaltar que a autoridade competente deve sinalizar, no despacho, qual tipo de juntada dever\u00e1 ser realizada pela unidade\u00a0<\/span><\/span>protocolizadora<\/span><\/span>, como tamb\u00e9m encaminhar os processos f\u00edsicos e via SIPAC para a realiza\u00e7\u00e3o do procedimento.<\/span><\/span><\/p>\n<\/div><\/div>

9 – Como solicitar a abertura de volume para um determinado processo?<\/a><\/div>

R<\/strong>:\u00a0 Ap\u00f3s ultrapassadas 200 p\u00e1ginas permitidas por volume, a autoridade competente do \u00f3rg\u00e3o ou unidade administrativa onde estiver tramitando o processo dever\u00e1 solicitar a unidade protocolizadora, por meio de despacho, a abertura de um novo volume.<\/p>\n

 <\/p>\n<\/div><\/div>

10 – Como proceder para a reconstitui\u00e7\u00e3o de um processo ou volume?<\/a><\/div>

R<\/strong>: Cabe aos servidores da unidade onde o processo foi perdido ou extraviado informar a perda \u00e0 autoridade competente imediata.<\/span><\/p>\n

 <\/p>\n

\u00c9 de responsabilidade da autoridade competente imediata a apura\u00e7\u00e3o dos fatos, por meio de sindic\u00e2ncia ou processo administrativo, sempre que julgar necess\u00e1rio, assim como a designa\u00e7\u00e3o formal de um servidor ou comiss\u00e3o para proceder com a reconstitui\u00e7\u00e3o.\u00a0<\/span><\/p>\n

 <\/p>\n

Ao servidor\/ comiss\u00e3o designada, cabe:<\/span><\/p>\n

 <\/p>\n

    \n
  1. a)<\/span> resgatar as informa\u00e7\u00f5es e reunir os documentos que integravam o processo perdido ou extraviado;\u00a0<\/span><\/li>\n
  2. b)<\/span> preencher e enviar o formul\u00e1rio eletr\u00f4nico de abertura solicitando a reconstitui\u00e7\u00e3o do processo a unidade protocolizadora;<\/span><\/li>\n
  3. c)<\/span> anexar a documenta\u00e7\u00e3o resgatada do processo extraviado\/ perdido ao novo processo reconstitu\u00eddo enviado pela unidade protocolizadora, no f\u00edsico e no SIPAC;<\/span><\/li>\n
  4. d)<\/span> para os casos em que o processo extraviado\/ perdido tiver registro no SIPAC, deve-se: gerar e anexar despacho via SIPAC ao processo extraviado\/ perdido, informando sobre sua reconstitui\u00e7\u00e3o e o novo n\u00famero gerado relacionado ao processo reconstitu\u00eddo;<\/span><\/li>\n
  5. e)<\/span> arquivar o processo extraviado\/ perdido via SIPAC em sua respectiva unidade;<\/span><\/li>\n
  6. f)<\/span> encaminhar o processo para unidade de destino.\u00a0\u00a0\u00a0<\/span><\/li>\n<\/ol>\n

     <\/p>\n

    Para maiores esclarecimentos, consultar o fluxograma <\/span>Reconstitui\u00e7\u00e3o de processos<\/span><\/i><\/a><\/span> na coluna <\/span>Informa\u00e7\u00f5es \u00dateis<\/span><\/i>.\u00a0<\/span><\/p>\n

     <\/p>\n<\/div><\/div>

    11 – Como solicitar uma visita t\u00e9cnica?<\/a><\/div>

    R<\/strong>: A visita t\u00e9cnica deve ser solicitada por meio do formul\u00e1rio dispon\u00edvel na coluna <\/span>Servi\u00e7os<\/span><\/i> da p\u00e1gina da Se\u00e7\u00e3o de Arquivo e Protocolo Geral.<\/span><\/p>\n<\/div><\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"","protected":false},"author":634,"featured_media":0,"parent":0,"menu_order":1,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","template":"","meta":{"_acf_changed":false,"footnotes":""},"class_list":["post-492","page","type-page","status-publish","hentry"],"aioseo_notices":[],"aioseo_head":"\n\t\t\n\t\n\t\n\t\n\t\n\t\t\n\t\t\n\t\t\n\t\t\n\t\t\n\t\t\n\t\t\n\t\t\n\t\t\n\t\t\n\t\t\n\t\t