Equipe de Planejamento

 Guia para Equipe de Planejamento da Contratação

 

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Produção dos documentos 

 

     PRIMEIRA ETAPA

(Triagem dos pedidos)

1 – A equipe de planejamento da contração após receber o processo, deve proceder com à análise de cada pedido denominado: DFD – REQUISITANTE (DOCUMENTO DE FORMALIZAÇÃO DE DEMANDA)

Nesta análise a equipe de planejamento deve se atentar em:

. Verificar se os campos do formulário foram devidamente preenchidos;

. Verificar se os argumentos apresentados no campo Resultados pretendidos com a Contratação é suficiente para prosseguir com o atendimento do pedido;

. Verificar se os argumentos apresentados no campo Justificativa da necessidade e da quantidade é suficiente para prosseguir com o atendimento do pedido.

Caso seja necessário a  Equipe de Planejamento da Contratação deverá entrar em contato com o requisitante a fim de resolver eventuais divergência nas informações apresentadas.

 

2 – A equipe de planejamento da contratação deve proceder com à análise do documento denominado: Relatório

 Este documento contém a consolidação dos itens requisitados, ou seja, todos os itens somados, e servirá de apoio para que a equipe de planejamento produza o seu DFD – CONSOLIDADO (DOCUMENTO DE FORMALIZAÇÃO DA DEMANDA)

 

     SEGUNDA ETAPA

(Produção dos documentos)

1 – Produzir o DFD – CONSOLIDADO (DOCUMENTO DE FORMALIZAÇÃO DA DEMANDA)

O DFD- CONSOLIDADO é o documento contendo todos os itens que foram aprovados pela equipe de planejamento da contratação.

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DFD-  FORMULÁRIO DE REQUISIÇÃO – CONSOLIDADO 

     Após a produção o mesmo deve ser salvo em .PDF e inserido no SIPAC com assinatura digital de todos os membros da equipe de        planejamento da contratação, conforme ilustração abaixo:

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2 – Produção do Estudo Técnico Preliminar

A elaboração dos estudos técnicos preliminares constitui a primeira etapa do planejamento de uma contratação (planejamento preliminar) e tem como objetivo:

  . Assegurar a viabilidade técnica da contratação;

  . Embasar o termo de referência ou projeto básico, que somente é elaborado se a contratação for considerada viável.

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 ESTUDO TÉCNICO PRELIMINAR -ETP

 Após a produção o mesmo deve ser salvo em .PDF e inserido no SIPAC com assinatura digital de todos os membros da equipe de        planejamento da contratação, conforme ilustração abaixo:

 

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3 –  Produção do Mapa de Risco (Fase planejamento)

O mapa de risco é o documento produzido pela equipe de planejamento da contratação que permite identificar os riscos que possam comprometer o sucesso da contratação e da gestão  contratual.

Os riscos identificados pela equipe de planejamento da contratação devem ser avaliados sempre que necessário durante a vigência contratual, pelos fiscais do contrato, que oficializará o gestor do contrato e a contratada para que sejam tomadas as medidas cabíveis.

 

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modelo-de-mapa-de-risco

 Após a produção o mesmo deve ser salvo em .PDF e inserido no SIPAC com assinatura digital de todos os membros da equipe de        planejamento da contratação, conforme ilustração abaixo:

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4 –  Produção do Termo de Referência 

O Termo de Referência ou Projeto Básico é um instrumento obrigatório para toda contratação (seja ela por meio de licitação, dispensa, inexigibilidade e adesão à ata de registro de preços), sendo elaborado a partir de estudos técnicos preliminares e devendo reunir os elementos necessários e suficientes, com nível de precisão adequado para caracterizar o objeto, bem como as condições da licitação e da contratação.

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Termo de Referência para aquisições ( consumo e permanente ) 

TR-EQUIPEDE PLANEJAMENTO-CONSUMO-PERMANENTE

 Após a produção o mesmo deve ser salvo em .PDF e inserido no SIPAC com assinatura digital de todos os membros da equipe de        planejamento da contratação.

Termo de Referência para serviços ( Serviços ) 

Informo que o Termo de Referência para serviços será disponibilizado em momento oportuno

Termo de Referência para serviços (Não continuados , Continuados sem dedicação exclusiva e Continuados com dedicação exclusiva ) 

TR- Serviços não continuados

TR- Serviços  continuados sem dedicação exclusiva

TR- Serviços continuados com dedicação exclusiva

 

Modelo de Instrumento de Medição de Resultados

Modelo  de IMR

 

Orientação para Recebimento de Processos de obras, reformas, etc.- COPEA

 

 

Perguntas frequentes

 

     A Equipe de Planejamento terá quanto tempo para encaminhar o processo para o DMSA?

R: A Equipe de planejamento da contratação terá 7 (sete) dias úteis, a contar da data de envio do processo para a unidade de recebimento da equipe de planejamento.

Lembramos que o processo é 100% digital, após o envio, estará automaticamente disponível para atuação da equipe de planejamento da contratação.

 

 

      A Equipe de Planejamento não conseguiu produzir a documentação e encaminhar o processo dentro do prazo estipulado, o            que fazer?

R: A Equipe de Planejamento terá que devolver o processo na data limite para envio à Seção Integrada de Recebimento e Relacionamento com o Requerente -SIRERR,  justificando em despacho as razões para o atraso na produção dos documentos.

A SIRERR, após anotações, vai encaminhar o processo para Coordenação de Planejamento e Acompanhamento de Compras – Cpacs para verificar a possibilidade de conceder ou não um novo prazo para confecção dos documentos.

Não será aceita justificativa por telefone, memorando ou e-mail, toda a tratativa deve ser despachada no processo.

 

      Como equipe de planejamento, identificamos que o requisitante não apresentou justificativa                  adequada para o seu pedido, o que devemos fazer?

R: A Equipe de Planejamento da Contratação deverá entrar em contato com o requisitante a fim de resolver eventuais divergência nas informações apresentadas e estipular um prazo para que o requisitante atenda a solicitação.

 

 

       Como equipe de planejamento, identificamos que o requisitante não apresentou justificativa               adequada para a quantidade demandada, o que devemos fazer?

R: A Equipe de Planejamento da Contratação deverá entrar em contato com o requisitante a fim de resolver eventuais divergência nas informações apresentadas e estipular um prazo para que o requisitante atenda a solicitação.

 

 

        Como a equipe de planejamento da contratação entra em contato com o requisitante?

A equipe de planejamento da contratação deve entrar em contato com o requisitante através dos contatos contidos no DFD de cada demandante.

Caso haja necessidade de realizar alguma alteração no pedido,  a mesma deve ser formalizada através de e-mail institucional.

 

 

       Como corrigir um pedido?

A equipe de planejamento da contratação deve solicitar ao requerente um e-mail contendo as correções necessárias.

Após receber o e-mail, a equipe de planejamento deve  salvá-lo  em .PDF para ser anexado ao processo digital como Tipo do Documento: E-mail

 

 

      Para onde o requerente vai encaminhar o e-mail?

A equipe de planejamento deve definir um canal de comunicação. Sugerimos o uso do e-mail institucional dos membros da equipe de planejamento ou e-mail do setor de lotação dos membros da equipe de planejamento.

 

 

      Solicitei correções no pedido do requisitante e ele não me deu retorno, o que fazer?

A equipe de planejamento da contratação tem autonomia para acrescentar e/ou remover o pedido que julgar necessário, basta justificar no processo os motivos da inclusão ou exclusão do item.

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